Las instituciones y los poderes públicos dejan testimonio de su actuar a través de documentos, conforme a sus correspondientes funciones. El Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán no es la excepción y a lo largo de los años ha producido una buena cantidad de documentos, los cuales en las últimas dos décadas han adoptado diferentes formas.
Las transformaciones de la sociedad también impactan a las instituciones: las obligan a ampliar instalaciones, abrir nuevas opciones para acceder a sus servicios, incorporar el uso de tecnologías de la información y abreviar procesos. Todo esto lleva a cambiar los soportes en los que se resguarda la información; ya no se trata únicamente de expedientes en papel. Los formatos digitales van ganando espacio, pero el documento físico tampoco está llamado a desaparecer pronto.
Estamos en una época en la cual los archivos cobrarán relevancia paulatinamente, pues irán convirtiéndose en los espacios en que se resguarda la memoria de la institución además de ser un instrumento más al servicio de las garantías de acceso a la justicia, transparencia y protección de datos personales, rendición de cuentas, y la memoria histórica de la sociedad. Es un tiempo de grandes retos hacer de los archivos uno de los grandes apoyos para la sociedad yucateca y sus instituciones.
La Coordinación de Archivos es la entidad especializada en materia de archivos en el Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán cuyo objeto es promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir su patrimonio documental, con el fin de salvaguardar la memoria institucional de corto, mediano y largo plazo, así como contribuir a la transparencia, protección de datos personales y rendición de cuentas, promoviendo políticas a través de las cuales se proteja la integridad de la documentación a fin de que cumpla con su ciclo vital en las mejores condiciones.
Organizar, conservar y administrar el patrimonio documental del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán, mediante la profesionalización de sus colaboradores, brindando un servicio seguro, eficaz e innovador a los usuarios, garantizando los derechos de la ciudadanía a la memoria, la transparencia y el acceso a la información, e igualmente resguardando la documentación en las condiciones idóneas para garantizar su conservación y accesibilidad hasta el vencimiento de sus plazos precautorios o su disposición como documentos históricos.
Ser un archivo vanguardista, que contribuya a la agilización de procedimientos mediante la mejora continua de sus procesos, superando los estándares archivísticos, convirtiéndose en una herramienta excepcional para el Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán y sus objetivos.
Promover la organización, administración y difusión archivística a través del correcto funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán, mediante el uso y aprovechamiento de tecnologías de la información, implementación de procedimientos homogéneos, de estándares de calidad y mecanismos de colaboración con diversas autoridades e instituciones, así como la adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales, contribuyendo al acceso a la justicia, el ejercicio al derecho a la verdad y la memoria, y la rendición de cuentas.
Se le llama Archivo de Concentración al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádico y que permanecen en él hasta su disposición final. En buena medida, el Archivo de Concentración del Tribunal Superior de Justicia del Estado de Yucatán resguarda documentos provenientes de las áreas jurisdiccionales, y únicamente es posible acceder a ella mediante solicitud de la correspondiente Sala de origen.
Dirección: Calle 12 # 200 x 23, Colonia García Ginerés, C.P. 97070
Coordinador: Dr. Felipe Escalante Tió
Teléfono: 9999-20-23-44
Tienen por objeto regular la integración, organización y funcionamiento del Grupo Interdisciplinario en materia de Archivos del Tribunal Superior de Justicia, y son de observancia obligatoria para las personas servidoras públicas que conforme a este instrumento forman parte del referido grupo.
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Descripción del Instrumentos de control archivístico.
Son instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital que son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.
Este grupo es el conjunto de personas integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información, así como el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental.
El grupo interdisciplinario, en el ámbito de sus atribuciones, coadyuvará en el análisis de los procesos
y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integran los expedientes de cada
serie documental, con el fin de colaborar con las áreas o unidades administrativas productoras de la
documentación en el establecimiento de los valores documentales, vigencias, plazos de conservación y
disposición documental durante el proceso de elaboración de las fichas técnicas de valoración de la serie
documental y que, en conjunto, conforman el catálogo de disposición documental.
El grupo interdisciplinario podrá recibir la asesoría de un especialista en la naturaleza y objeto social
del sujeto obligado.
El sujeto obligado podrá realizar convenios de colaboración con instituciones de educación superior o
de investigación para efectos de garantizar lo dispuesto en el párrafo anterior.